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ケース会議が終わったあと、
「議事録、書かなきゃ…」
「でも時間がない…」
そんなふうに感じたことはありませんか？
現場は日々動いていて、ケース会議を開くだけでも一苦労。
それでも、「記録は大事だから」と思って、
なんとか時間を作っている方も多いと思います。
私自身も、生活支援員として15年働く中で、
議事録に時間を取られ、現場とのバランスに悩んできました。
そこでたどり着いたのが、
「レジュメをそのまま議事録にする」という考え方です。
この記事では、忙しい生活支援員さんのために、
無理なく続けられる“時短型の議事録の作り方”を紹介します。
この記事を読むと
・「レジュメを議事録にする」というアイデアを知ることができます
・ゼロから議事録を作成するよりも時短になります
・時短と質を両立するための考え方を知ることができます
議事録は「書き直さなくていい」
レジュメを作る⇒議事録を書く
これは、同じ内容を2回まとめている状態です。
それぞれをゼロから作る余裕は、正直言ってありませんよね？
でも実際はレジュメを作った段階で、
もう議事録の土台はできているんです。
つまり、「議事録を書き直す」のではなく、
「レジュメに追記するだけ」でいいと考えるのがポイントです。
時短のコツは「レジュメの使い方」
ここからは、実際に私が現場でやっている
“レジュメを議事録にする方法”を紹介します。
まずはこちらのテンプレートをご覧ください。
「参加者が意見を出し合うタイプ」のケース会議のレジュメです。
ケース会議資料
作成者：生活介護事業所『△△』 生活支援員〇〇
1. 日時：2024年〇月✕日 15:00〜
2. 場所：生活介護事業所『△△』会議室
3. 目的：「急な予定変更時の対応策を話し合う」
4. 参加者：〇〇、〇〇（敬称略）
5. 対象者：Aさん
6. 検討内容：
①情報共有（5分）
②アイデア出し（30分）
③検討結果まとめ（10分）
④その他
レジュメを作ったら、そのファイルをコピーして「議事録用」も作っておきます。
このレジュメの作り方を知りたい！という人は、こちらの記事で詳しく解説しています。別のテンプレートもご用意しています👇️
① 「目的」の直下に“結果”を追記する
議事録を作る人も忙しければ、
議事録を読む人もまた忙しいです。
目的のすぐ下に「結果」を書くことで、
目的と結果がセットで見えます。
つまり、読む側も「何のための会議で、どうなったのか」が一瞬でわかります。
② 「検討内容」は“時間”ではなく“意見”に置き換える
6. 検討内容：
①情報共有（5分）
②アイデア出し（30分）
③検討結果まとめ（10分）
④その他
この（5分）（30分）（10分）といった時間の部分は消します。
そこに「会議で出た意見」を書いていくだけで、
レジュメが議事録に早変わり、というわけです。
③ 「全部書かない」前提にする
ここが一番大事で、一番時短になる部分なんですが、
全部書こうとしないことが、とにかく大事です。
目安は「優先度の高い意見3つ」でOK。
なぜ3つ？と思われたかも知れませんが、
これには私の現場での体験が根拠になっています。
ある日のケース会議の後、議事録を作成していたのですが、
「あとで必要になるかも」と思って、できるだけ多くの意見を書き起こしました。
当時、急な欠員による人手不足も影響して、
議事録をまとめ終えたのが、休日を挟んで５日後。
議事録を渡した上司から、
「いつの会議だった？」と言われてしまいました。
一緒に参加した同僚には、
議事録を手渡した瞬間に、文字の多さに一瞬フリーズ。
それ以来、
「相手の記憶が新しいうちに、密度の濃い情報だけを載せる」ということを、
徹底的に意識するようになりました。
「時短」と「質」は両立できる
①〜③を踏まえて、ケース会議のレジュメを、議事録に変えたのがこちらです👇️
※追記・編集した部分は太字にしています。
ケース会議議事録
作成者：生活介護事業所『△△』 生活支援員〇〇
1. 日時：2024年〇月✕日 15:00〜
2. 場所：生活介護事業所『△△』会議室
3. 目的：「急な予定変更時の対応策を話し合う」
結果⇒「前日の昼までに、紙に書いて本人に手渡す方法を試す」
4. 参加者：〇〇、〇〇（敬称略）
5. 対象者：Aさん
6. 検討内容：
①情報共有
②アイデア出し
・当日の朝や、前日の夕方では怒ってしまった（〇〇）
・口頭よりも、文字で伝えたほうが「伝わった」と感じる（〇〇）
・午前中に、予定表をじっと見てから活動を始めている（〇〇）
③検討結果まとめ
・本人にとって、前日の昼以降が「急」と感じるのではないか
・当日の変更はどうすればいいか
⇒次回のケース会議で議題とする
④その他
・次回開催日は未定
このように、レジュメに追記していくだけで、議事録が完成します。
今回はブログ用にシンプルにまとめていますが、
会議で出た意見をまとめるのは難しいですよね。
私は、ふせんに「１意見１枚」で書いていき、後から整理する方法を取っています。
色分けはせず、単色で大きめのものを使う方が迷いがなく、結果的にスムーズに進みます。
※私が実際に使っているのはこのタイプです。（Amazon広告）
ここまでの方法は、「手を抜く」ためのものではありません。
“必要な部分に集中する”ための工夫です。
現場は、
- 時間がない
- 人手が足りない
- 突発対応が多い
そんな中で「全部を完璧にやる」のは現実的ではありません。
だからこそ、無理なく続けられる形にすることが大切なんです。
レジュメは「そのまま使うもの」というアイデア
レジュメは、ケース会議のためだけの資料ではありません。
会議後も使える形にしておくことで、議事録に応用でき、仕事が楽になります。
レジュメの作り方については、こちらの記事で「５ステップでマスターしよう」というテーマで、詳しく解説しています👇️
まとめ
忙しい現場で議事録を続けるためには、
「やり方」を変えることも大切です。
レジュメをそのまま活用し、
- 目的の下に結果を書く
- 不要な項目は消す（”念の為”で残さない）
- 優先度の高い意見に絞る
これだけで、議事録は“書き直すもの”から“仕上げるもの”に変わります。
ケース会議は、その場で終わりではなく、
その後の支援につなげるもの。
忙しい毎日の中でも、
無理なく続けられる形で、記録と向き合ってみてください。
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