ケース会議の結果には２種類あります。
「自然と意見がまとまった会議」と、
「結局、結論が出なかった会議」です。
この違いは、どこにあるのでしょうか？
実はその多くは、会議が始まる“前”に決まっています。
私自身、生活支援員として１５年現場に関わる中で、
「会議前の準備」で結果が大きく変わることを何度も経験してきました。
そこで今回は、ケース会議をうまく進めるための、
“事前共有”を中心とした準備のコツを紹介します。
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この記事を読むと
・ケース会議がうまくいく理由が理解でき、自分の仕事に活かせます
・会議前にやるべきことが具体的にわかり、準備が円滑に進みます
・現場で実践できる準備の工夫が見えてくるので、気持ちに余裕が生まれます
ケース会議は「始まる前」で8割決まる
ケース会議というと、
「進行」や「発言」に意識が向きがちですが、
実際には、事前の情報共有と認識合わせができているかどうかが最も重要です。
ここが整っていると、
・発言がスムーズに出やすい
・方向性がブレにくい
・短時間でまとまりやすい
といった、会議にとって良い状況が生まれやすくなります。
ケース会議の準備といえば、会議の大まかな流れをまとめた「レジュメ」の作成です。
こちらの記事で、詳しく解説しています👇️
① 目的とゴールを“事前に共有”しておく
会議前に「何を決めるか」を伝えておくことで、
参加者がそれぞれの立場で、意見をまとめておくことができます。
状況によっては、レジュメの作成がぎりぎりになってしまうこともあるかもしれません。
その場合でも、「当日に渡せばいいか」ではなく、
レジュメが出来上がった段階で送付するのが◎。
現場エピソード
ご利用者さんの緊急対応のために、急きょ招集された会議に参加した時の話です。
「何とかしたい」という部分は共通していたものの、
意見がバラバラになり収拾がつかなかった経験があります。
この経験を活かし、当日招集の緊急会議であっても、
「役割分担を決める会議です」
と伝えるようにしただけで、話のまとまり方が大きく変わりました。
② キーパーソンを把握する
支援に置ける「キーパーソン」という言葉には、「利用者側の代表者」と「支援チーム内の中心人物」という2つの側面があります。
ですが、今回意識したいのは、
「会議を円滑に進行するためのキーパーソン」です。
会議の流れが止まってしまうのは、
・意見が出ない
・意見が別れる
大きくはこの２つではないでしょうか。
そこで、
・最も情報を持っている支援員に、議論が止まった時に意見を求める
・落とし所を見つけるのが上手な支援員に、議論が分かれた時の調整的な意見を求める
こういった配慮ができていると、時間内に議論が円滑に進みやすくなります。
現場エピソード
あるご利用者さんのケース会議で、ご利用者さんへの個別対応をいつまで実施するかで、議論が真っ二つに分かれてしまったことがありました。
・状況が改善するまで、対応を続けたほうが良いのではないか
・通常の対応に戻さないと、現場だけでなく他のご利用者さんも疲弊してしまう
そんな中、意見のすり合わせが上手な職員から、
「まずは２週間、続けてみませんか？」という意見が出たことで、
議論が動き出したことがあります。
③ 現場の「情報の整理」をお願いする
ケース会議では、それぞれが専門的な立場から、様々な意見を出し合います。
中には、「知っていることをすべて話さなければ」、
と思っている人もいるかも知れません。
ですが、会議の時間は有限です。
円滑な進行のために、「情報の整理」をお願いしておくのが◎。
レジュメに「知りたいこと」を書き添えても良いですし、
グランドルールとして「意見は簡潔にお願いします」と表記するのも良い方法です。
参加者の立場で、発言に迷う方は、こちらの記事も参考になります👇️
④参加できない人から意見を集める
ケース会議は全員参加が望ましいですが、
様々な事情で会議に参加できない人もいます。
事前に欠席の連絡が届いた場合は、
発言したかった内容などを、事前に確認しておくのが◎。
現場エピソード
これは私の失敗経験です。
事前の意見集約をおろそかにしていたため、
ご家族さんから反対意見が出てしまい、
議論が白紙に戻りかけたことがありました。
それ以来、可能な限り意見集約をするように心がけています。
準備＝“支援の質を高める工夫”
ここまで紹介した内容は、一見すると「当日の話し合いを事前にコントロールしている」ように感じるかもしれません。
ですが実際は、支援の方向性を揃えるために“必要なプロセス”です。
会議の流れを事前にイメージし、
その流れに沿って必要なパーツを集めるようなイメージで、
準備を進めてみて下さい。
ケース会議を支える3つの要素
ケース会議は、以下の3つで成り立っています。
- 準備（事前共有）
- 設計（レジュメ）
- 実践（発言）
どれか1つでも欠けると、会議はうまく機能しません。
特に、レジュメは参加者と共有する「会議の流れ」を伝えるための重要な書類です。
こちらの記事で、詳しく解説しています👇️
まとめ
ケース会議をうまく進めるためには、
当日の進行だけでなく「事前の準備」が重要です。
- 目的とゴールを共有する
- キーパーソンを把握する
- 情報を整理をお願いする
- 意見を事前集約
これだけで、会議の質は大きく変わります。
ケース会議は、「その場で考える場」ではなく、
“事前に考えたことを持ち寄る場”。
時間的にも待ったナシの現場で、現実的に難しい部分もあると思いますが、
まずはできるところから、取り入れてみてください。
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勤続１５年、生活介護事業所で働く現役の生活支援員です。
ケアマネージャー、介護福祉士、小学校第１種教員免許の資格を持っていて、特に専門用語を使わずにわかりやすく説明することが得意です。
ありがたいことに、ご利用者さんだけでなく、ご家族さんからも「説明が丁寧でわかりやすい」とご高評を頂いています。
実はココだけの話、デスクワークはちょっと苦手。そんな私だからこそ書ける、「苦手な人目線でのお助けアイデア」をぜひご覧下さい。
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