「議事録の作成をお願いします。」
そう言われると、
「メモってどう取ればいいんだろう。」
「そもそも議事録ってどう書くの？」
と、不安になることはありませんか？
生活支援員は、毎日のようにケース会議がある職種ではありません。
実は私も、議事録を作成する機会はそこまで多くないんです。
この記事では、現場歴15年の生活支援員として、
私が普段意識している議事録メモの取り方をご紹介します。
この記事を読むと
・ケース会議のメモで本当に残すべき内容がわかります
・焦らずメモを取るための事前準備がわかります
・シンプルな記号を使ったメモのコツが身につきます
① ケース会議のメモは「要約型」で考える
一番最初に知っておいてほしいのは、
ケース会議の議事録は、会話を書き起こすものではない
ということです。
例えば、
Aさん：「最近は昼食後に落ち着かない様子があります。」
Bさん：「環境の変化も関係しているかもしれません。」
Cさん：「食後の過ごし方を変えてみてもいいですね。」
この会話を、そのまま全部書く必要はありません。
大切なのは、
「食後の過ごし方を見直す方向で支援を進めることになった」
という結論です。
議事録は、
「会議の結果、どんな支援方針になったのか」
考え方を持つだけでも、メモの取り方がぐっとラクになります。
② レジュメを読み込んでおく
会議が始まる前にできる、一番の準備は、
レジュメをしっかり読んでおくことです。
ケース会議のレジュメには、
何について話し合うかが書かれています。
「次はこの話題になりそう。」
「この辺りで支援方法を話し合うんだな。」
そうイメージできるだけで、
メモを取る余裕が生まれます。
③ 全部書こうとしなくていい
これは私の失敗談です。
ある会議で議事録の作成を頼まれました。
当時の私は、
「情報が１つも漏れてはいけない」
と焦ってしまい、発言を１つ１つ記録しようとしてしまいました。
その結果、
・そもそも発言者が誰か思い出している間に、発言が終る
・Aさんの発言をメモしている間に、Bさんが喋りだす
・議題Aを書き終わる頃には、議題Bにうつっている
そんな後手後手の状況になってしまいました。
必死に思い出しながら仕上げた議事録も、
「最初の方だけ意見が詰まっている」という、
何ともバランスの悪いものになってしまいました。
私が痛感したのは、
「今、どんな結論に向かって話しているのか。」
という視点です。
④ 記号は「→」と「下線」だけで十分
これは私の失敗談の続きなんですが、
記録の仕方を工夫しようと思い、
メモ術を調べました。
たくさんの記号が紹介されていて、
使いこなせれば便利なのかも知れませんが、
正直複雑すぎて断念しました。
最終的に、今でも私が使っているのは、
「→（矢印）」、「＿（下線）」の２つです。
「→」は話のつながり
例えば、
昼食後に落ち着かない
↓
環境の変化？
↓
食後の過ごし方を変更というように、
意見がどのようにつながっているのかを書きます。
「下線」は同じ意見
複数の参加者が同じような意見を話したら、
その部分に下線を引くだけ。
「みんな同じ方向で考えているんだな。」
ということが後から見返しても分かります。
ぶっちゃけ、私たちは、
”会議のプロ”ではありません。
シンプルで運用しやすい、
最小限の仕組みを使いこなすほうが、
結果的に上手くいくこともあります。
まとめ
ケース会議の議事録メモで大切なのは、
きれいに書くことではありません。
- 会話ではなく結論をメモする
- レジュメを事前に読んでおく
- 全部書こうとしない
- 記号は「→」と「下線」の2つだけ
この4つを意識するだけでも、
議事録作成への不安はぐっと減るかもしれません。
ケース会議は毎日参加するものではないからこそ、
いざ担当になった時に慌てないよう、
自分なりのメモの取り方を一つ持っておくことをおすすめします。
コメント